Cuando la junta de socios, asambleas de accionistas o juntas directivas tomen decisiones que deban trascender a la vida pública, más allá del sólo interés de esa sociedad mercantil, es indispensable que se inscriban las respectivas actas en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del Oriente Antioqueño, so pena que no tenga efectos dichas decisiones ante terceros.
Para que el acta de su sociedad pueda ser registrada en la Cámara de Comercio debe estar firmada por el Presidente y el secretario de la reunión, debe encabezarse con su respectivo número de acta y tener expresado los siguientes elementos:
- Nombre completo de la persona jurídica a la cual pertenece.
- Ciudad, lugar, hora y fecha de la reunión: las reuniones deben efectuarse en el domicilio social. Salvo que se encuentren representados la totalidad de socios, la reunión puede efectuarse por fuera de este.
- Nombre del órgano social que se reúne: asamblea de accionistas, junta de socios o junta directiva.
- Naturaleza de la reunión: conforme los estatutos de la sociedad, esta puede ser: ordinaria, extraordinaria, por derecho propio o de segunda convocatoria, universal, entre otras.
- Datos de convocatoria: forma o medio utilizado, antelación y órgano o persona que convoca. La convocatoria debe efectuarse de acuerdo con lo pactado en los estatutos sociales o, en su defecto, según lo establece la ley.
- Designación de presidente y secretario: nombre de las personas que de acuerdo con los estatutos, deben presidir y actuar como secretario de la reunión.
- Verificación del quórum: número de cuotas o acciones que se encuentran presentes en la reunión. Si se trata de entidades sin ánimo de lucro debe indicarse del total de asociados hábiles inscritos y cuantos se encuentran presentes en la reunión. Si se trata de actas de junta directiva o de cualquier otro órgano de administración contemplado en los estatutos sociales, se debe indicar el nombre completo de los miembros asistentes a la reunión.
- Orden del día: con la aprobación de cada uno de los puntos propuestos en la convocatoria. En el caso de las reuniones extraordinarias se deberá dejar constancia que en la convocatoria se insertó el orden del día.
- Decisiones adoptadas: debatidos cada uno de los puntos del orden del día, deberán constar en el acta la aprobación de cada una de las decisiones tomadas, con la indicación de votos emitidos a favor y en contra o la indicación textual de ser aprobado por unanimidad.
- Aprobación: ya sea por el órgano que se reúne, por la comisión designada para el efecto o en acta de fecha posterior.
- Firma: de las personas que fueron designadas y actuaron como presidente y secretario de la reunión.
- Nota de autorización: la suscribe el secretario o un representante legal de la sociedad, indicando que la misma es fiel copia tomada de su original.
TENGA EN CUENTA
• El original del acta debe reposar en el libro de actas de la sociedad.
• Las copias de las actas que se remitan para inscripción a la Cámara de Comercio deberán ser totalmente legibles y que garanticen su reproducción.
• Las actas de los órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante legal de la sociedad, se presumen auténticas, por lo cual no se exige presentación personal de las mismas.
